Hotline
Zalo
Địa chỉ
Facebook
Chắc hẳn ai làm chủ cũng đều mong muốn có một ngày khai trương nhà hàng, quán cafe thật hoàn hảo. Những chủ quán quá nôn nóng đi vào vận hành mà không có những ngày chạy thử có thể dẫn đến nhiều sự cố đáng tiếc, ảnh hưởng đến việc kinh doanh sau này.
Do đó, nhiều quán cafe hiện nay đã tiến hành chạy soft opening – ngày bán thử để có sự chuẩn bị tốt nhất cho ngày grand opening. Vậy Soft opening là gì? Grand opening là gì? Pre-opening là gì? Làm sao để khai trương cửa hàng thành công? Hãy cùng Chukinhdoanh tìm hiểu qua bài viết sau đây.
1/ Phân biệt soft opening và grand opening
1.1/ Soft opening là gì?
Soft opening hay còn gọi là pre-opening là ngày bán thử (chạy thử) của một nhà hàng, quán ăn trước khi chính thức khai trương và đi vào hoạt động. Vào ngày này, các nhà hàng sẽ tiếp đón số lượng khách nhất định nhằm kiểm tra thử chất lượng của tất cả hệ thống, quy trình hoạt động, thực phẩm và kỹ năng của nhân viên.
Đây chính là thời gian để chủ nhà hàng có thể trò chuyện với khách hàng để biết cảm nhận của họ và có sự chuẩn bị tốt nhất cho ngày khai trương chính thức. Do đó, soft opening được cho là bước đệm thành công cho ngày khai trương chính thức.
1.2/ Grand opening là gì?
Khi đã hiểu soft opening là gì, chúng ta sẽ giải đáp grand opening là gì. Grand opening là buổi lễ khai trương chính thức cho một cửa hàng được đưa vào hoạt động. Đây là sự kiện đánh dấu bước khởi đầu quan trọng và được coi là sự kiện chính thức đầu tiên trong chuỗi sự kiện lớn nhỏ của tổ chức đó trong tương lai.
Cửa hàng khi bắt đầu đi vào hoạt động kinh doanh cần có buổi grand opening để giới thiệu rộng rãi đến khách hàng và tri ân những cổ đông, đơn vị đối tác… Buổi lễ khai trương cửa hàng sẽ quy tụ đông đảo khách mời, nhà đầu tư, khách hàng tiềm năng nhằm phục vụ cho hoạt động phát triển sau này.
Đồng thời, trong buổi grand opening sẽ có nhiều sự kiện sôi động như văn nghệ, ăn uống… và đi kèm những chương trình khuyến mãi, tặng quà hấp dẫn.
2/ Tại sao quán cần chạy soft opening trước khai trương quán
Trong ngày khai trương, chúng ta sẽ không thể tránh khỏi những bất cập xảy ra một cách không mong muốn như: nhân viên thiếu kinh nghiệm, khách thì quá đông, nhận những phản hồi không tích cực từ khách hàng… Đây là các lý do để chủ quán lựa chọn triển khai soft opening ngày càng nhiều.
5 lý do để bạn tổ chức buổi soft opening:
- Training nhân viên
- Chuẩn bị menu với những sản phẩm tốt nhất
- Nhận phản hồi sớm
- Lên kịch bản cho những tình huống xấu có thể phát sinh
- Lên chiến lược giúp bộ máy vận hành trơn tru nhất trước ngày khai trương
Đây là một sự kiện rất quan trọng và cũng là cơ hội giới thiệu và quảng bá quán đến với khách hàng.
Việc khai trương thử mang lại nhiều lợi ích cho nhà hàng, quán cafe của bạn. Nó không chỉ giúp cho chủ quán và các nhân viên dự đoán được các tình huống bất ngờ mà các khách hàng “khó tính” mang đến mà còn xác định và khắc phục được các vấn đề trong quá trình soft opening.
3/ Các bước tổ chức soft opening cho nhà hàng, quán ăn
3.1/ Xác định thời gian tổ chức soft opening
Thời gian chuẩn bị cho sự kiện soft opening cần thực hiện ít nhất 1 hoặc 2 tuần trước khi ngày khai trương diễn ra. Điều này giúp cho chủ đầu tư có thời gian tiếp nhận ý kiến đến từ khách hàng và có thay đổi kịp thời về thực đơn, nhân sự, trang trí, setup bàn tiệc…
3.2/ Lựa chọn tập khách mời
Tiếp đến, cần lên danh sách khách mời cho buổi soft opening. Sau đó, chuẩn bị thiệp mời để gửi đến họ nhằm thể hiện sự tôn trọng và mong đợi họ tham dự. Thông thường, chủ đầu tư nhà hàng sẽ lựa chọn khách mời là thành viên trong gia đình hoặc bạn bè. Họ là những người sẽ sẵn sàng đưa ra những lời góp ý, phê bình chân thực nhất.
3.3/ Chuẩn bị menu quán
Menu của buổi soft opening nên được thiết kế riêng với tổng số lượng món ít hơn menu chính thức của quán. Vì sao phải làm như vậy? Cách làm này đem lại những lợi ích chính là:
- Giảm tỷ lệ sự cố khi phục vụ: Nhân viên chưa thành thạo tất cả công thức pha chế phức tạp, chất lượng đồ uống không như ý,…
- Giảm áp lực cho quy trình vận hành: Thiếu nguyên liệu do sơ suất khi lo liệu cho toàn bộ menu, các bộ phận chưa phối hợp nhịp nhàng,…
- Tạo hiệu ứng tò mò, mong chờ cho buổi khai trương chính thức: Bạn có thể giới thiệu toàn bộ menu, nhưng thêm note “chỉ có sau khai trương” vào một số món.
Mặt khác, nếu chủ quán tự tin với khả năng quản lý và trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự ngay từ thời điểm soft opening, quán cafe cũng có thể phục vụ toàn bộ menu để tạo ấn tượng tốt nhất với khách hàng.
Xem thêm: 20+ Mô hình kinh doanh nhà hàng, quán ăn phổ biến năm 2023
3.4/ Cách truyền thông soft opening đến khách hàng
Khi bạn phát triển nhà hàng, quán cafe ở một điểm mới, mà khách hàng cũng chưa biết gì về điểm này thì chủ quán cần phải có truyền thông để mời khách hàng đến trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ và không gian quán.
Bạn cần tiếp cận khách hàng qua các phương tiện truyền thông như: digital marketing (KOLs, website,…) và các trang mạng xã hội như Instagram, Tiktok, dùng fanpage để chạy Facebook Ads… về chương trình soft opening tại quán.
Ngoài việc truyền thông online, những quán cafe chú trọng việc đón khách trong khu vực nên thường in những banner, băng rôn lớn… để treo ở quán.
3.5/ Bí quyết giữ chân khách mời
Mục đích của ngày soft opening không phải là kinh doanh mà là để ghi nhận ý kiến đến từ khách hàng và hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ. Do đó, nhà hàng cần chuẩn bị những món quà hoặc miễn phí bữa ăn để thay cho lời cảm ơn đến họ. Đồng thời, điều này còn giúp thu hút đông đảo thực khách muốn tham gia.
3.6/ Thu thập ý kiến của khách hàng
Đừng quên rằng soft opening chỉ là động thái “sơ khai” ở giai đoạn đầu phát triển thương hiệu. Tuyệt đối không nên “làm ngơ” với sai sót trong khâu vận hành, sản phẩm và dịch vụ vì chủ quán có thể nhận ngay hậu quả vào buổi khai trương chính thức sau đó.
Có rất nhiều cách để chủ quán xin được ý kiến đóng góp từ khách hàng tham dự soft opening: hỏi han, nói chuyện trực tiếp với khách; cung cấp thiếu thu thập đánh giá để khách điền thông tin hoặc thu thập email của khách mời để gửi mẫu feedback online sau đó. Tuy nhiên, cách tốt nhất vẫn là trò chuyện trực tiếp khi khách vẫn còn ngồi tại quán để tạo ấn tượng thân thiện, gần gũi.
Chủ quán nhớ đặc biệt quan tâm đến những người lạ để có được đánh giá khách quan nhất. Một số vấn đề nên chủ động hỏi thăm khách hàng trong giai đoạn khai trương thử là mức giá menu, số lượng món, chất lượng món cũng như về phong cách phục vụ.
4/ Các bước triển khai grand opening cho nhà hàng, quán ăn
4.1/ Chọn ngày đẹp để tổ chức grand opening
Theo quan niệm phương Đông, tính toán ngày lành tháng tốt để khai trương, động thổ,… là việc làm rất quan trọng để công việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Chính vì vậy, bước đầu tiên của một kế hoạch grand opening là lựa chọn thời gian phù hợp.
4.2/ Xin giấy phép tổ chức grand opening
Là một trong những điều cần lưu ý khi mở cửa hàng. Nếu tổ chức grand opening cho chuỗi nhà hàng ở nhiều tỉnh, bạn chỉ cần xin giấy phép tại một tỉnh và nộp giấy phép của tỉnh đó cho những địa phương khác để nhận được công văn đồng ý cho phép tổ chức.
Bạn cần chú ý đến thời gian và thời hạn nộp, xin cấp giấy phép con tại các tỉnh thành khác. Với những sự kiện lớn, bạn cần trình đề án tổ chức có kèm theo công văn của UBND tỉnh, gồm cơ quan chỉ đạo, ban tổ chức, đơn vị thực hiện, nội dung chương trình, kế hoạch truyền thông, tiến độ thực hiện, danh sách khách mời (nếu có sự xuất hiện của những nhân vật tầm cỡ).
4.3/ Lựa chọn chủ đề phù hợp
Thông thường, buổi khai trương chỉ bao gồm tên cửa hàng khá đơn giản. Bạn có thể tìm kiếm một chủ đề dựa trên concept của buổi lễ để gây ấn tượng với khách mời. Những chủ đề cần đơn giản, gần gũi và thể hiện phong cách của cửa hàng hoặc tổ chức một buổi workshop đơn giản để khách hàng có thể trải nghiệm những sản phẩm theo một cách độc đáo hơn.
4.4/ Xây dựng kế hoạch khuyến mãi, quà tặng
Các chương trình khuyến mãi, tặng quà và giảm giá là yếu tố quan trọng để khách mời mong chờ grand opening của bạn. Chính vì vậy, đừng ngần ngại chi ngân sách cho những hoạt động này, nhưng cần phải xác định chi phí cụ thể để có thể kiểm soát và điều chỉnh phù hợp.
4.5/ Xây dựng chiến lược quảng cáo, marketing
Grand opening gần như là bước khởi đầu trong chiến lược marketing dài hạn cho nhà hàng. Song song với quá trình chuẩn bị cho buổi lễ khai trương, bạn cần xây dựng kế hoạch marketing vững chắc nhằm giới thiệu và quảng bá sản phẩm dịch vụ của nhà hàng hiệu quả.
Một vài cách marketing tiết kiệm nhưng hiệu quả như đặt poster, bảng hiệu quảng cáo, chiêu đãi món ăn dùng thử…
4.6/ Thực hiện chiến dịch tiếp cận khách hàng
Tiếp theo đó, bạn cần thực hiện các chiến dịch quảng cáo để giới thiệu rộng rãi sự kiện khai trương của nhà hàng đến mọi người. Hãy ưu tiên quảng cáo tại các khu vực lân cận thông qua hình thức phát tờ rơi, sau đó tiếp cận mọi người trên mạng xã hội bằng các bài truyền thông cập nhật tại website và được đăng tải trên các báo mạng.
4.7/ Chuẩn bị đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp
Điều đầu tiên khách hàng đến với cửa hàng của bạn không phải là sản phẩm ngay mà họ sẽ phải tiếp xúc từ bảo vệ, nhân viên trước khi đi đến trải nghiệm sản phẩm. Vì vậy phục vụ chăm sóc khách hàng không chỉ là một dịch vụ mà còn là một “sản phẩm” để khách hàng trải nghiệm.
Việc bạn chuẩn bị một đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp từ những ngày đầu kinh doanh sẽ thể hiện được độ uy tín và tâm huyết dành “đứa con tinh thần” của bạn.
4.8/ Chuẩn bị hệ thống bán hàng chuyên nghiệp
Để quán trở nên chuyên nghiệp hơn và tạo ấn tượng trong mắt khách hàng cho những buổi soft opening, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý cửa hàng uy tín, trong đó phần mềm quản lý bán hàng được cung cấp bởi công ty PosApp sẽ đáp ứng đầy đủ những nhu cầu quản lý của các chủ kinh doanh hiện nay với các tính năng nổi trội như:
- Bán hàng trên mọi thiết bị
Phần mềm quản lý cửa hàng PosApp tương thích với nhiều thiết bị có sẵn như điện thoại thông minh, laptop, máy tính bảng, máy PC,… giúp bạn tiết kiệm chi phí mua sắm thêm máy POS bán hàng hay máy bán hàng chuyên dụng.
Ngoài ra, phần mềm quản lý PosApp còn dễ dàng kết nối với nhiều thiết bị ngoại vi như máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền, máy in bếp,… giúp quy trình bán hàng được tự động hóa, quy trình quản lý siêu thị, tạp hóa được chuyên nghiệp và tối ưu hơn.
- Quản lý kho – định lượng nguyên vật liệu
Quản lý số lượng nhập – xuất kho của nhân viên chặt chẽ, theo dõi kiểm tra số lượng nguyên liệu trong kho dễ dàng và nhanh chóng
Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ định lượng nguyên vật liệu chế biến theo công thức của đầu bếp nhà hàng. Khi bán hàng, kho sẽ tự trừ nguyên liệu của món tương ứng được bán ra. Đến cuối ngày bạn có thể so sánh, đối chiếu chỉ số tồn kho ở phần mềm và thực tế, kịp thời xử lý trường hợp chênh lệch quá lớn.
- Quản lý và phân quyền nhân viên dễ dàng
Phần mềm tính tiền PosApp có tính năng phân quyền các nhân viên theo đúng vai trò như thu ngân, quản lý, kiểm kho,… Truy xuất lịch sử bán hàng theo từng nhân viên thu ngân giúp bạn hạn chế tối đa vấn đề thất thoát hàng hóa hay gian lận doanh thu từ nhân viên.
- Báo cáo hoạt động kinh doanh theo thời gian thực
Phần mềm quản lý PosApp hỗ trợ bạn thống kê doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền chi tiết theo ngày/tháng/năm một cách chi tiết, cụ thể, rõ ràng với hơn 30 biểu đồ phân tích. Xem chi tiết báo cáo từ xa thông qua chiếc điện thoại mà không cần phải túc trực 24/7 tại cửa hàng.
- Dễ dàng quản lý chuỗi cửa hàng
Ngoài hỗ trợ nhân viên order, phần mềm PosApp còn giúp chủ quán dễ dàng quản lý cửa hàng từ xa. Mọi báo cáo kinh doanh đều được cập nhật theo thời gian thực giúp chủ cửa hàng chủ động hơn trong việc quản lý. Ở bất cứ đâu chủ cửa hàng đều dễ dàng kiểm tra và truy xuất thông tin bán hàng.
- Quản lý tập khách hàng, khuyến mãi
Phần mềm order bằng thiết bị di động từ PosApp hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng. Thực hiện các chương trình khuyến mãi trên món ăn, theo khung giờ hoặc trên từng đối tượng khách hàng. Giúp bạn thu hút và giữ chân được nhiều khách hàng cho nhà hàng, quán ăn.
- Đa dạng phương thức thanh toán cho cửa hàng
PosApp hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán cho khách hàng như thanh toán bằng cách quét mã QR các ví điện tử thông dụng như Momo, VNPay, ZaloPay,… hay thanh toán bằng cách quẹt thẻ ngân hàng ATM nội địa, Visa / Mastercard,….
- Hỗ trợ tạo website bán hàng online miễn phí
Việc sở hữu website riêng mang tên thương hiệu không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong kinh doanh mà còn giúp bạn dễ dàng quảng bá thương hiệu của mình.
Thông qua web order mà PosApp hỗ trợ, khách của bạn dễ dàng order hàng hóa mà không cần phải đến trực tiếp cửa hàng. Với thông tin mà khách hàng để lại trên website bán hàng, bạn hoàn toàn có thể thêm vào tệp khách hàng của mình rồi đưa ra các chương trình khuyến mãi, tặng phiếu giảm giá, tri ân khách hàng nhằm giữ chân khách hàng lâu hơn, tốt hơn.
Ngoài ra, việc sở hữu website bán hàng riêng được PosApp cung cấp miễn phí còn giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí đang kể nếu thuê bên thứ ba tạo lập website.
- Xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Theo khoản 3 điều 15 Nghị định 123/NĐ-CP, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không được sử dụng hóa đơn giấy đã thông báo phát hành và hóa đơn mua tại cơ quan thuế.
PosApp hiện đang hợp tác với hơn 10 đơn vị hóa đơn điện tử như SInvoice – Viettel, MeInvoice – Misa, SInvoice – Viettel, VInvoice – Megabiz, EInvoice Thái Sơn, BKAV eHOADON, MInvoice, FPT.eINVOICE, VNPT-Invoice, MeInvoice – Misa, MobiPhone Invoice,… hỗ trợ khách hàng tích hợp hóa đơn điện tử sớm nhất, liên hệ ngay với chúng tôi.
4.9/ Chốt kế hoạch triển khai grand opening
Cuối cùng, bạn cần phải chốt lại kế hoạch cụ thể và rõ ràng cho buổi lễ khai trương như timeline thế nào, diễn ra trong bao lâu, khách mời bao gồm những ai, trang trí nhà hàng ra sao…
Kế hoạch chương trình cần được lên ít nhất 2 – 3 tháng trước khi sự kiện diễn ra để có thể chỉ định, phân công công việc cho nhân viên rõ ràng. Điều này giúp bạn tổ chức sự kiện grand opening tốt đẹp và hạn chế sai sót tối đa.
5/ Những lưu ý khi Soft opening và Grand opening
5.1/ Lưu ý khi triển khai soft opening
Trong những ngày soft opening không quá đông khách, đây là giai đoạn phù hợp nhất để chủ quán mời gia đình, bạn bè đến trải nghiệm sản phẩm và lắng nghe ý kiến của họ với vai trò là người khách hàng. Không gian, chất lượng đồ uống, chất lượng phục vụ,… hãy khai thác và thu thập càng nhiều đánh giá càng tốt.
Nhưng hãy lưu ý – gia đình và bạn bè là những người thân nên có thể khó đưa ra phản hồi mang tính xây dựng vì họ sợ mất lòng chủ quán. Do đó, chủ quán cũng nên chủ động xin ý kiến của những khách hàng lạ để có những feedback khách quan nhất và trao cho họ quà tặng như một phần bánh nhỏ hay voucher giảm giá khi đến quán vào lần sau.
Từ những đánh giá sau buổi chạy thử, cửa hàng có thể điều chỉnh và hoàn thiện công thức để đem lại chất lượng tốt nhất cho sản phẩm
5.2/ Lưu ý khi triển khai Grand opening
Khi tổ chức grand opening, bạn nên gửi giấy phép thông báo đến các cấp chính quyền địa phương để họ biết và hỗ trợ (nếu xảy ra tình trạng gây rối làm mất trật tự, ách tắc giao thông…), bởi sự kiện khai trương đông người chắc chắn sẽ thu hút sự chú ý của đông đảo người đi đường.
Và một lưu ý quan trọng mà bạn cần phải hết sức để tâm đó là không đụng chạm đến các vấn đề nhạy cảm như tôn giáo, chính trị… Sự thiếu cẩn trọng sẽ khiến bạn dễ vướng vào những rắc rối không đáng có mang tính pháp lý.
Xem thêm: 10 lý do bạn cần có phần mềm quản lý cửa hàng kinh doanh
Vậy từ bài viết trên, Chukinhdoanh đã giúp bạn tổng hợp những điều cần lưu ý cũng như cách khai trương Soft opening và Grand opening từ A đến Z như thế nào. Mong rằng những thông tin trên sẽ có ích cho bạn trong tương lai. Chúc bạn thành công!
Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!
Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!
